نظام التحويلات والاقتراحات في نظام الإرشاد المدرسي
يُعد نظام التحويلات والاقتراحات أداة اتصال وتنسيق متكاملة في نظام الإرشاد المدرسي، تهدف إلى تسهيل التواصل بين جميع أطراف العملية التعليمية (المرشد، المعلم، الإدارة، أولياء الأمور) وتنظيم تدفق المعلومات والمهام بين الأقسام المختلفة. يتكون النظام من شقين رئيسيين: التحويلات (Referrals) والاقتراحات الذكية (Suggestions).
مفهوم نظام التحويلات
التحويلات هي رسائل أو مهام تُرسل من قسم إلى آخر داخل النظام، وتحتوي على معلومات سياقية كاملة عن الحالة أو المشكلة. تُستخدم التحويلات لتحويل طالب من المعلم إلى المرشد، أو من المرشد إلى قسم آخر مثل دراسة الحالة أو الأجندة المدرسية.
الوصول إلى نظام التحويلات
يمكن الوصول إلى التحويلات من عدة مسارات:
من القائمة الجانبية: قسم "التحويلات" أو "نظام التحويلات والمهام".
من أي سجل: زر "مشاركة/تحويل" الموجود في معظم صفحات النظام (سجل السلوك، التقييم، الأجندة، إلخ).
من بوابة المعلم: تبويب "التحويلات" في بوابة المعلم.
إرسال تحويل جديد
لإرسال تحويل جديد، اتبع الخطوات التالية:
اضغط على زر "مشاركة/تحويل" في الصفحة المطلوبة (مثل سجل السلوك أو التقييم).
اختر القسم المستلم من القائمة المنسدلة (الأجندة، دراسة الحالة، المشكلات، المقابلات، إلخ).
اكتب تفاصيل المهمة أو الإجراء المطلوب في حقل المحتوى.
اضغط "إرسال المهمة" لحفظ التحويل.
الأقسام المستلمة للتحويلات
- يدعم النظام إرسال التحويلات إلى الأقسام التالية:
- الأجندة المدرسية: لإضافة مهمة جديدة للأجندة.
- دراسة الحالة: لتحويل طالب لدراسة حالة معمقة.
- المشكلات السلوكية: لتسجيل مشكلة سلوكية.
- المشكلات الاجتماعية: لتسجيل مشكلة اجتماعية.
- المشكلات الصحية والنفسية: لتسجيل مشكلة صحية.
- المشكلات الأكاديمية: لتسجيل مشكلة أكاديمية.
- الحالات الساخنة: لتحويل حالة طارئة.
- المقابلات: لتحديد موعد مقابلة مع الطالب.
- التوجيه الجمعي: لإضافة حصة توجيه.
- الإرشاد الجماعي: لإضافة طالب لمجموعة إرشادية.
- متابعة التسرب: لتسجيل حالة تسرب.
- متابعة الغياب: لتحويل طالب متكرر الغياب.
- ملفات متابعة الغياب: لفتح ملف متابعة.
- التأخر الصباحي: لتحويل طالب متكرر التأخر.
- ملفات متابعة التأخر: لفتح ملف متابعة.
- سجل السلوك: لتسجيل نقطة سلوك.
- البرنامج اليومي: لإضافة نشاط للبرنامج.
- التقييم الشامل: لتسجيل تقييم.
صندوق التحويلات (Inbox)
يعرض صندوق التحويلات جميع الرسائل الواردة والصادرة، مع تصنيفها في تبويبات:
الوارد: التحويلات المرسلة إليك من أقسام أخرى.
الصادر: التحويلات التي أرسلتها إلى أقسام أخرى.
الأرشيف: التحويلات المنجزة والمؤرشفة.
حالات التحويل
كل تحويل يمر بعدة حالات:
قيد الانتظار: الحالة الافتراضية عند الإرسال.
مقبول: عندما يوافق المستلم على التحويل.
قيد المعالجة: عندما يبدأ المستلم في العمل على التحويل.
مكتمل: عندما ينتهي المستلم من المهمة.
مرفوض: عندما يرفض المستلم التحويل.
ملغي: عندما يلغي المرسل التحويل.
عرض تفاصيل التحويل
يمكن عرض تفاصيل أي تحويل بالضغط عليه، حيث يظهر:
نص المراسلة وتفاصيل المهمة.
بيانات النموذج المرفق (الطالب، التاريخ، الحالة).
تاريخ الإرسال ووقته.
حالة التحويل الحالية.
الإجراءات المتاحة (قبول، رفض، إلغاء، حذف).
التحويلات في بوابة المعلم
يمكن للمعلم إرسال تحويلات للمرشد من خلال:
اختيار الطالب من القائمة أو البحث بالاسم.
كتابة وصف التحويل وسببه.
تحديد تاريخ ووقت التحويل.
إرسال التحويل للمرشد.
يمكن للمعلم أيضاً متابعة حالة التحويلات المرسلة (مقبولة، مرفوضة، قيد الانتظار).
نظام الاقتراحات الذكية
الاقتراحات الذكية هي قواعد آلية يحددها المرشد لاتخاذ إجراءات تلقائية عند حدوث أحداث معينة في النظام. تعمل كمساعد آلي يقترح إجراءات بناءً على البيانات المدخلة.
الوصول إلى إعدادات الاقتراحات
من القائمة الجانبية: "إعدادات الاقتراحات الذكية" أو المسار /settings/suggestions.
إنشاء قاعدة اقتراح جديدة
لإنشاء قاعدة اقتراح جديدة:
اضغط على "إضافة قاعدة".
حدد المصدر (مثل: سجل الغياب، التقييم، سجل السلوك).
حدد الكلمة المفتاحية (مثل: "مرض"، "عنف", "غياب متكرر").
حدد الإجراء المقترح (مثل: "فتح ملف صحي", "تحويل للمرشد").
احفظ القاعدة.
أمثلة على قواعد الاقتراحات
مثال 1: عند تسجيل غياب بسبب "مرض"، يقترح النظام "فتح ملف متابعة صحي".
مثال 2: عند تسجيل سلبي بـ "عنف"، يقترح النظام "تحويل لقسم الحالات الساخنة".
مثال 3: عند تجاوز الغياب 3 أيام، يقترح النظام "فتح ملف متابعة غياب".
محرك القواعد (Rules Engine)
يعمل محرك القواعد في الخلفية لمراقبة البيانات المدخلة وتنفيذ الاقتراحات:
عند حفظ سجل غياب: يبحث عن كلمات مفتاحية في السبب.
عند حفظ تقييم: يبحث عن كلمات مفتاحية في نوع السلوك.
عند حفظ نشاط: يبحث عن كلمات مفتاحية في الوصف.
عند تطابق القاعدة: يُرسل اقتراحاً تلقائياً للمرشد.
التكامل مع الأنظمة الأخرى
يتكامل نظام التحويلات والاقتراحات مع:
سجل السلوك: إمكانية إرسال تحويل من أي سجل.
التقييم الشامل: إمكانية إرسال تحويل من أي تقييم.
الأجندة: إضافة مهام تلقائية من الاقتراحات.
المساعد الذكي: يمكن للمساعد اقتراح تحويلات بناءً على التحليل.
إحصائيات التحويلات
يمكن للمرشد متابعة إحصائيات التحويلات:
عدد التحويلات الواردة والصادرة.
نسبة القبول والرفض.
أوقات الاستجابة.
الأقسام الأكثر تحويلاً.
نصائح للاستخدام الفعال
لتحقيق أقصى استفادة من نظام التحويلات والاقتراحات:
حدد قواعد اقتراح واضحة ومناسبة لاحتياجات المدرسة.
راجع صندوق التحويلات يومياً ورد على الرسائل بسرعة.
استخدم التحويلات بدلاً من التواصل غير الرسمي.
وثق جميع الإجراءات في التحويلات.
تابع الإحصائيات لتحسين سير العمل.
أفضل الممارسات
من أفضل الممارسات في استخدام النظام:
أرسِل تحويلات مع بيانات سياقية كاملة.
رد على التحويلات خلال وقت محدد.
استخدم الاقتراحات للأعمال الروتينية المتكررة.
راجع الاقتراحات دورياً وتحديثها حسب الاحتياجات.
شجع المعلمين على استخدام التحويلات بدلاً من الملاحظات الورقية.
الخلاصة
نظام التحويلات والاقتراحات أداة قوية لتنظيم التواصل والتنسيق في المدرسة. من خلال التحويلات، يتم توثيق جميع الإجراءات وضمان وصول المعلومات للشخص المناسب. ومن خلال الاقتراحات الذكية، يتم أتمتة المهام الروتينية وتوفير الوقت والجهد. التكامل مع الأنظمة الأخرى يضمن منظومة متكاملة لإدارة العملية الإرشادية بكفاءة وفعالية.